GDPR

BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER VID BOSTADSUTHYRNING

Denna information beskriver hur Arwidsro Fastighets AB (Arwidsro) behandlar dina personuppgifter och hur vi ser till att behandlingen av dina personuppgifter utförs på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning (GDPR).

ALLMÄNT

Denna information gäller för dig som ansöker om bostad hos oss eller som bor i någon av våra bostäder, antingen som kontraktsinnehavare eller medboende.

Det är viktigt för oss att du känner dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi är angelägna om att skydda och respektera din integritet och eftersträvar en hög säkerhetsnivå vid all behandling av personuppgifter. Vi har därför vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder utifrån de krav som följer enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.

PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Arwidsro Fastighets AB, 556685-9053 är personuppgiftsansvarig för den behandling som utförs av oss eller för vår räkning. Detta innebär att vi bestämmer ändamålen med (d.v.s. varför) och medlen (d.v.s. hur) för behandlingen av personuppgifter. Om du har några frågor eller vill veta mer om vår behandling, kan du kontakta oss via följande kontaktuppgifter:

info@arwidsro.se

FÖR VILKA ÄNDAMÅL BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Vid ansökan om bostad eller byte av bostad, gör vi en samlad bedömning av dina uppgifter för att se om:

• Vi kan erbjuda dig en bostad som passar dig och dina behov
• Du lever upp till de krav som ställs i samband med förmedling av våra bostäder.

Under pågående hyresförhållande, behandlar vi dina uppgifter i syfte att:

• Administrera hyresförhållandet som vi har med dig (t.ex. för hyresavisering och för kontakt i samband med löpande förvaltning och underhåll av fastigheten)
• Tillhandahålla tjänster och service till dig
• Administrera utskick till dig
• marknadsföring och nöjdkundundersökningar)
• Tillhandahålla jourtjänst så att du kan uppmärksamma oss på eventuella felaktigheter i fastigheten

RÄTTSLIG GRUND FÖR BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER

Vid ansökan om bostad eller byte av bostad

Vi behandlar din ansökan med stöd av en intresseavvägning, dvs. vi har ett legitimt intresse av att få behandla uppgifterna för ändamålet att behandla din ansökan och detta intresse väger tyngre än den risk fördin integritet som behandlingen innebär. Vårt intresse består dels i att kontakta tidigare hyresvärdar för referenser, dels i att du erbjuds en bostad som är lämplig utifrån din ekonomiska situation.

Även vid ansökan om byte av bostad, behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning. Bestämmelserna om och förutsättningarna för själva bostadsbytet regleras i lag.

Under pågående hyresförhållande

Merparten av vår behandling sker för att vi ska kunna fullgöra vår del av hyresavtalet eller för att fullgöra våra rättsliga skyldigheter, t.ex. enligt hyresrättsliga regler (så är t.ex. fallet vid hyresavisering, kontakt i hyresärenden eller vid underhåll av fastighet och vid hyresförhandlingar). Vi använder även ditt personnummer om det krävs för säker identifiering.

Viss behandling sker med stöd av en intresseavvägning, t.ex. när vi skickar ut information till dig.

Om någon behandling skulle kräva ditt samtycke inhämtar vi det separat, t.ex. om du vill att vi noterar uppgifter om din hälsa vid bostadsanpassning.

PERSONUPPGIFTER SOM BEHANDLAS OCH LAGRINGSTID

Vid ansökan om bostad eller byte av bostad behandlar vi följande uppgifter:

• Namn, kontaktuppgifter och nuvarande adress (inkl. lägenhetsnummer)
• Kontaktuppgifter till personer i din ansökan (t.ex. nära anhörig, god man/förvaltare, borgenär, etc.)
• Uppgifter från referenser i din ansökan eller från tidigare hyresvärdar
• Uppgifter om vilken anställning du har idag, vilken inkomst du har och vi inhämtar även en kreditupplysning
• Personnummer
• Om vi skulle komma att ta del av känsliga personuppgifter alt. uppgifter om misskötsamhet i tidigare boenden (om tidigare hyresvärd anger att du misskött ditt boende), registrerar vi inte detta om du inte gett ditt uttryckliga samtycke därtill (se dock informationen nedan för det fall du inte skulle bli erbjuden en bostad).

Vi raderar samtliga uppgifter om du inte blir erbjuden en bostad. Om orsaken till att du nekas bostad beror på misskötsamhet i tidigare boende eller att falska grunder åberopats vid ansökan sparar vi dock, under tre månader, ditt namn, födelsedatum, beslut om avslag samt en kortfattad notering om varför du inte blivit erbjuden en bostad. Vissa uppgifter sparas även i två års tid för det fall vi skulle behöva dem vid talan om eventuell diskriminering.

Under pågående hyresförhållande behandlar vi följande uppgifter: 

• Namn, kontaktuppgifter och nuvarande adress (inkl. lägenhetsnummer och kontraktsnummer)
• Kontaktuppgifter till kontaktpersoner du meddelat oss (t.ex. nära anhörig, god man/förvaltare, borgenär)
• Uppgifter i samband med hyresavisering (t.ex. OCR-nummer, hyresbelopp etc.).
• Personnummer
• Uppgifter vi tar emot i samband med störnings- eller orosanmälningar (t.ex. uppgift om misskötsamhet).För att värna om din integritet och säkerställa att dessa typer uppgifter inte innehåller kränkande eller värderande omdömen har vi tydliga rutiner som beskriver hur ärenden/anmälningar får registreras.

Majoriteten av uppgifterna ovan bevaras under hela kontraktsförhållandet och fram till den tidpunkt då samtliga våra mellanhavanden med anledning av hyresförhållandet är slutligt reglerade. Uppgifter som registreras i samband med störnings- och orosanmälningar sparas aldrig längre än två år och raderas således löpande under hyresförhållandet.

Om hyresförhållandet upphör med anledning av misskötsamhet i boendet kommer vi att spara följande uppgifter i två efter det att hyresförhållandet upphört: namn, personnummer, hyresobjekt, avflyttningstidpunkt samt kort kommentar om avflyttningsorsak.

UTLÄMNANDE AV PERSONUPPGIFTER

Arwidsro är restriktiva med att lämna ut dina personuppgifter men ibland är det nödvändigt för att vi ska kunna administrera hyresförhållandet som vi har med dig.

Vi lämnar ut dina kontaktuppgifter i samband med att reparation och underhåll ska ske i din fastighet.

Även andra bolag får ta del av dina personuppgifter i samband med tillhandahållande av tjänster till oss, t.ex. vid administration eller support av våra IT-system. Genom avtal (personuppgiftsbiträdesavtal) med dessa parter säkerställer vi att en hög skyddsnivå för dina personuppgifter upprätthålls. Om en tredje part befinner sig utanför EU/EES, kommer vi vidta särskilda skyddsåtgärder, t.ex. ingå ett dataöverföringsavtal som inkluderar de standardiserade modellklausuler för dataöverföring som antagits av EU-kommissionen och som finns tillgängliga på EU-kommissionens webbplats.

Vi kan även komma att lämna ut personuppgifter till myndigheter som t.ex. polisen, skatteverket eller annan myndighet vid utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.

DINA RÄTTIGHETER

När vi behandlar dina personuppgifter har du under vissa förutsättningar särskilda rättigheter. Dessa är:

• Rätt till tillgång (registerutdrag), dvs. en rätt att få bekräftelse på och information om vår behandling av dina personuppgifter
• Rätt till rättelse, dvs. en rätt att få felaktiga uppgifter rättade
• Rätt till radering, dvs. en rätt att få dina uppgifter borttagna
• Rätt till begränsad behandling, dvs. en rätt att kräva att vår behandling begränsas, t.ex. om du anser att dina uppgifter inte är korrekta
• Rätt till dataportabilitet, dvs. en rätt att begära att dina uppgifter flyttas från oss till ett annat bolag
• Rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter
• Rätt att inge klagomål till myndighet om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter enligt lag

För det fall du skulle vilja utöva någon av dina rättigheter, eller veta mer om någon av rättigheterna, och förutsättningarna för att utöva dem, vänligen kontakta oss via kontaktuppgifterna ovan.

 

BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER VID KOMMERSIELL UTHYRNING

Denna information förklarar hur Arwidsro Fastighets AB (Arwidsro) behandlar dina personuppgifter och hur vi ser till att behandlingen av dina personuppgifter utförs på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning (GDPR).

ALLMÄNT

Denna information gäller för dig som är anställd hos, eller i övrigt företräder, någon av våra kommersiella hyresgäster (dvs. hos ett företag som har en hyresrelation med Arwidsro) när du kommer i kontakt med oss i egenskap av kontaktperson, etableringskontakt, firmatecknare eller har annan central roll/funktion hos den kommersiella hyresgästen. Det är viktigt för oss att du känner dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi är angelägna om att skydda och respektera din integritet och eftersträvar en högsäkerhetsnivå vid all behandling av personuppgifter. Vi har därför vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder utifrån de krav som följer enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.

PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Arwidsro Fastighets AB, 556685-9053 är personuppgiftsansvarig för den behandling som utförs av oss eller för vår räkning. Om du har några frågor eller vill veta mer om vår behandling, kan du kontakta oss via följande kontaktuppgifter:

info@arwidsro.se

FÖR VILKA ÄNDAMÅL BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att:

• Administrera hyresförhållandet med den juridiska person som du företräder och/eller är anställd av (t.ex. vid anpassningar av lokalen, hyresavisering samt löpande förvaltning och underhåll av fastigheten)
• Administrera utskick till dig (t.ex. vad som händer i fastigheten, marknadsföring m.m.)
• Tillhandahålla tjänster och service kopplat till hyresförhållandet
• Marknadsföra Arwidsro, ibland med bild. Notera att detta enbart sker om du givit ditt samtycke till detta)
• Göra kreditupplysning av den juridiska personen för att säkerställa kreditvärdighet i samband med ansökningar och hyresförhandlingar
• Administrera nyckelkvittenser och i förekommande fall registrera in- och utpasseringar till/från fastigheten/lokalen i syfte att förebygga skadegörelse och upprätthålla säkerheten i fastigheten

RÄTTSLIG GRUND FÖR BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER

Merparten av vår behandling sker för att vi ska kunna komma i kontakt med någon som företräder vår hyresgäst (t.ex. vid hyresavisering, kontakt i hyresärenden, utförande av reparationer och underhåll av lokalen samt hyresförhandlingar). Denna behandling sker med stöd av en intresseavvägning, dvs. Arwidsros intresse av att kunna kontakta vår hyresgästs representant väger tyngre än den risk för din integritet som behandlingen innebär. Även utskick av information och erbjudanden samt det ovan beskrivna säkerhetsarbetet som sker i fastigheterna sker med stöd av en intresseavvägning.

Vi använder även ditt personnummer om det krävs för säker identifiering, t.ex. när vi behöver säkerställa att du är behörig firmatecknare.

Om någon behandling kräver ditt samtycke inhämtar vi det separat.

PERSONUPPGIFTER SOM BEHANDLAS OCH LAGRINGSTID

Vi behandlar följande personuppgifter om dig:

• Namn och kontaktuppgifter.
• Personnummer (t.ex. om du är firmatecknare och vi behöver kontrollera din behörighet).

Dina kontaktuppgifter sparar vi till dess att bolaget som du är anställd hos och/eller företräder meddelar oss att du inte längre är anställd och att dina uppgifter ska bytas ut mot en ny person som kan vara vår kontaktperson.

UTLÄMNANDE AV PERSONUPPGIFTER

Arwidsro är restriktiv med att lämna ut dina personuppgifter men ibland är det nödvändigt för att vi ska kunna administrera hyresförhållandet som vi har med den juridiska person som du företräder och/eller är anställd av.

Vi lämnar t.ex. ut dina kontaktuppgifter i samband med att reparation och underhåll av fastigheten.

Även andra bolag får ta del av dina personuppgifter i samband med tillhandahållande av tjänster till oss, t.ex. vid administration eller support av våra IT-system. Genom avtal (personuppgiftsbiträdesavtal) med dessa bolag säkerställer vi att en hög skyddsnivå för dina personuppgifter upprätthålls. Om en tredje part befinner sig utanför EU/ES, kommer vi vidta särskilda skyddsåtgärder, t.ex. ingå ett dataöverföringsavtal som inkluderar standardiserade modellklausuler för dataöverföring som antagits av EU-kommissionen och som finns tillgängliga på EU-kommissionens webbplats.

Vi kan även komma att lämna ut personuppgifter till myndigheter som t.ex. skatteverket eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.

DINA RÄTTIGHETER OCH VAL

När vi behandlar dina personuppgifter har du under vissa förutsättningar särskilda rättigheter. Dessa är:

• Rätt till tillgång (registerutdrag), dvs. en rätt att få bekräftelse på och information om vår behandling av dina personuppgifter
• Rätt till rättelse, dvs. en rätt att få felaktiga uppgifter rättade
• Rätt till radering, dvs. en rätt att få dina uppgifter borttagna
• Rätt till begränsad behandling, dvs. en rätt att kräva att vår behandling begränsas, t.ex. om du anser att dina uppgifter inte är korrekta
• Rätt till dataportabilitet, dvs. en rätt att begära att dina uppgifter flyttas från oss till ett annat bolag
• Rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter
• Rätt att inge klagomål till myndighet om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter enligt lag

För det fall du skulle vilja utöva någon av dina rättigheter, eller veta mer om någon av rättigheterna, och förutsättningarna för att utöva dem, vänligen kontakta oss via kontaktuppgifternauppgifterna ovan.