Behandling av personuppgifter vid bostadsuthyrning
Denna information förklarar hur Arwidsro Fastighets AB (Arwidsro) behandlar dina personuppgifter och hur vi ser till att behandlingen av dina personuppgifter utförs på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning (dataskyddsförordningen, mer känt som ”GDPR”).
Allmänt
Denna information gäller för dig som är anställd hos, eller i övrigt företräder, någon av våra kommersiella hyresgäster eller leverantörer (dvs. hos ett företag som har en avtalsrelation med Arwidsro) när du kommer i kontakt med oss i egenskap av kontaktperson, etableringskontakt, firmatecknare eller har annan central roll/funktion hos den kommersiella hyresgästen eller leverantören. Det är viktigt för oss att du känner dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi är angelägna om att skydda och respektera din integritet och eftersträvar en högsäkerhetsnivå vid all behandling av personuppgifter. Vi har därför vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder utifrån de krav som följer enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.
Personuppgiftsansvarig
Arwidsro Fastighets AB, 556685-9053 är personuppgiftsansvarig för den behandling som utförs av oss eller för vår räkning. Om du har några frågor eller vill veta mer om vår behandling, kan du kontakta oss via följande kontaktuppgifter:
För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?
Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att:
- Administrera avtalsförhållandet med den juridiska person som du företräder och/eller är anställd av (t.ex. vid anpassningar av lokalen, hyresavisering samt löpande förvaltning och underhåll av fastigheten).
- Administrera utskick till dig (t.ex. vad som händer i fastigheten, marknadsföring m.m.).
- Tillhandahålla tjänster och service kopplat till avtalsförhållandet såsom att besvara inkomna förfrågningar.
- Marknadsföra Arwidsro, ibland med bild. Notera att detta enbart sker om du givit ditt samtycke till detta.
- Göra kreditupplysning av den juridiska personen för att säkerställa kreditvärdighet i samband med ansökningar och hyresförhandlingar
- Administrera nyckelkvittenser och i förekommande fall registrera in- och utpasseringar till/från fastigheten/lokalen i syfte att förebygga skadegörelse och upprätthålla säkerheten i fastigheten.
Rättslig grund för behandling av dina personuppgifter
Merparten av vår behandling sker för att vi ska kunna komma i kontakt med någon som företräder vår avtalsmotpart (t.ex. vid hyresavisering, kontakt i hyresärenden, utförande av reparationer och underhåll av lokalen samt hyresförhandlingar). Denna behandling sker med stöd av en intresseavvägning, dvs. Arwidsros intresse av att kunna kontakta vår avtalsmotparts representant väger tyngre än den risk för din integritet som behandlingen innebär. Även utskick av information och erbjudanden samt det ovan beskrivna säkerhetsarbetet som sker i fastigheterna sker med stöd av en intresseavvägning.
Vi använder även ditt personnummer om det krävs för säker identifiering, t.ex. när vi behöver säkerställa att du är behörig firmatecknare.
Om någon behandling grundas på ditt samtycke inhämtar vi samtycket separat.
Personuppgifter som behandlas och lagringstid
Vi behandlar huvudsakligen följande personuppgifter:
- Namn och kontaktuppgifter.
- Personnummer (t.ex. om du är firmatecknare och vi behöver kontrollera din behörighet).
Dina kontaktuppgifter sparar vi till dess att bolaget som du är anställd hos och/eller företräder meddelar oss att du inte längre är anställd och att dina uppgifter ska bytas ut mot en ny person som kan vara vår kontaktperson alternativt att avtalsrelationen upphör.
Personnummer behandlas endast under tiden som krävs för att kontrollera din firmateckningsrätt.
Utlämnande av personuppgifter
Arwidsro är restriktiv med att lämna ut dina personuppgifter men ibland är det nödvändigt för att vi ska kunna administrera avtalsförhållandet som vi har med den juridiska person som du företräder och/eller är anställd av.
Vi lämnar t.ex. ut dina kontaktuppgifter i samband med att reparation och underhåll av fastigheten.
Även andra bolag får ta del av dina personuppgifter i samband med tillhandahållande av tjänster till oss, t.ex. vid administration eller support av våra IT-system. Genom avtal (personuppgiftsbiträdesavtal) med dessa bolag säkerställer vi att en hög skyddsnivå för dina personuppgifter upprätthålls. Om en tredje part befinner sig utanför EU/ES, kommer vi vidta särskilda skyddsåtgärder, t.ex. ingå ett dataöverföringsavtal som inkluderar standardiserade modellklausuler för dataöverföring som antagits av EU-kommissionen och som finns tillgängliga på EU-kommissionens webbplats.
Vi kan även komma att lämna ut personuppgifter till myndigheter som t.ex. Skatteverket eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.
Dina rättigheter och val
När vi behandlar dina personuppgifter har du under vissa förutsättningar särskilda rättigheter enligt GDPR. Du kan läsa mer om dessa rättigheter nedan. För det fall du skulle vilja utöva någon av dina rättigheter, eller veta mer om någon av rättigheterna, och förutsättningarna för att utöva dem, vänligen kontakta oss via kontaktuppgifterna ovan. Du kan även lämna klagomål till tillsynsmyndigheten och du kan hitta kontaktuppgifterna längst ner i denna policy.
Rätt till information (registerutdrag)
Du har rätt att kostnadsfritt få en bekräftelse på och information om vår behandling av dina personuppgifter i form av ett registerutdrag som visar vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, ändamålen med behandlingen och kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller. Du har även rätt att få en kopia av dina personuppgifter som behandlas.
Rätt till rättelse
Du har rätt att begära en rättelse av eventuella felaktiga uppgifter som vi har om dig. Vidare kan du kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter under tiden som vi utreder din begäran. Du har även rätt att begära en komplettering av eventuella ofullständiga uppgifter som vi har om dig.
Rätt till radering
I vissa situationer kan du begära att få dina personuppgifter raderade (också känt som ”rätten att bli glömd”). Så kan till exempel vara fallet om du återkallar ett tidigare lämnat samtycke som vår behandling grundats på. Vidare kan du begära en radering om dina personuppgifter olagligen behandlats av oss eller om dina personuppgifter inte längre är nödvändiga för ändamålen med vår behandling.
Vi kan inte alltid tillmötesgå en begäran om radering. Det kan till exempel finnas lagkrav som tvingar oss att behålla dina personuppgifter. Vi kan också behöva dina uppgifter för att fortsatt kunna fullfölja ett avtal med dig.
Rätt till begränsad behandling
Du har rätt att begära en begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Om en begränsning sker får vi endast, utöver att lagra uppgifterna, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda någon annans rättigheter. En begränsning kan göras av flera anledningar.
- Om du begär att vi raderar dina uppgifter och om vi inte kan tillgodose din begäran kan du istället begära en begränsad behandling av dina personuppgifter.
- Om du ifrågasätter att personuppgifterna vi behandlar om dig är korrekta kan du även begära en begränsad behandling under tiden som vi kontrollerar huruvida uppgifterna är korrekta.
- Om du har invänt mot den intresseavvägning som vi använder som rättslig grund kan du begära en begränsad behandling under tiden som vi utreder om våra berättigade intressen väger tyngre än ditt intresse av att få uppgifterna raderade.
Rätt till dataportabilitet
Du kan begära att få dina personuppgifter överförda i elektroniskt format till en annan personuppgiftsansvarig. Denna rättighet förutsätter att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske på ett automatiserat sätt. Rätten till dataportabilitet gäller för uppgifter som du har tillhandahållit oss och som vi behandlar med stöd av fullgörelse av avtal eller samtycke som rättsliga grunder.
Rätt att invända
Du har rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter om vår behandling stöds på den rättsliga grunden intresseavvägning. En fortsatt behandling av dina personuppgifter kräver då att vi visar att vi har berättigade skäl för behandlingen av uppgifterna.
Klagomål och tillsynsmyndighet
Om du anser att vi bryter mot GDPR kan du vända dig till den svenska tillsynsmyndigheten Integritetsskyddmyndigheten (IMY) och lämna klagomål. Kontaktuppgifterna är följande:
Webbplats: https://www.imy.se/
Telefon: 08-657 61 00
E-post: imy@imy.se
Postadress: Box 8114, 104 20 Stockholm